Nazywam się Denys Mateiko. Wraz z moją żoną Eleonorą Mateiko od wielu lat zajmujemy się branżą pogrzebową oraz międzynarodową repatriacją zmarłych / międzynarodowym przewozem osób zmarłych.
W tym czasie zdobyliśmy bardzo duże międzynarodowe doświadczenie i pracowaliśmy z różnymi krajami świata. W naszej praktyce realizowaliśmy przewozy z najróżniejszych zakątków globu – prawdopodobnie nie ma już prawie kraju, z którego nie sprowadzaliśmy ciał do domu.
Pochodzimy z Ukrainy, z miasta Chmielnicki. I choć może to zabrzmieć nietypowo, sami również doświadczyliśmy straty w naszej rodzinie. W tamtym momencie znaleźliśmy się po drugiej stronie – bez doświadczenia, bez zrozumienia procedur, bez wiedzy, co i jak należy zrobić.
Właśnie dlatego dobrze wiemy, co człowiek odczuwa w takich chwilach. Rozumiemy zagubienie, strach, pośpiech i błędy, które pojawiają się nie z powodu nieuwagi, lecz z braku rzetelnych informacji.
W tej książce nie będę opowiadał całej swojej historii. Moim zadaniem jest przekazać Państwu zrozumiałe i praktyczne informacje, które mogą stać się realnym oparciem w najtrudniejszym momencie życia.
Bez zbędnych terminów. Bez upiększeń. Bez złudzeń.
Tylko to, co naprawdę ważne: jak działać, na co zwracać uwagę, jakie decyzje podejmować i jak uniknąć błędów, które mogą kosztować bardzo dużo pieniędzy i nerwów.
Pracujemy bezpośrednio z kostnicami, konsulatami i wszystkimi niezbędnymi służbami. Każdego dnia spotykamy się z realnymi sytuacjami, które wymagają szybkich i prawidłowych decyzji.
Ta książka powstała po to, aby w trudnym momencie mieli Państwo jasny obraz działań i pełne zrozumienie całego procesu repatriacji zmarłych z zagranicy.
Jeżeli pomoże ona Państwu zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy – będzie to oznaczało, że została napisana nie bez powodu.
Jeżeli znaleźli się Państwo w podobnej sytuacji – ważne jest, aby mieć obok siebie ludzi, którzy nie tylko znają ten proces, ale przechodzili przez niego dziesiątki razy i rozumieją, co naprawdę ma dla Państwa znaczenie w chwili organizacji transportu zwłok z zagranicy.
W większości przypadków wszystko zaczyna się od wiadomości. Może to być telefon albo wiadomość SMS. Informacja może pochodzić od krewnych, przyjaciół, pracowników medycznych, policji albo konsulatu. W każdej sytuacji źródło może być inne, ale sens pozostaje jeden – to pierwszy sygnał, który uruchamia cały dalszy proces.
Jeżeli dana osoba przebywała w szpitalu, zazwyczaj telefon przychodzi rano. W przypadku hospicjów telefon może nadejść o każdej porze, również w nocy. Wynika to z tego, że takie placówki często nie mają własnych kostnic i kwestię transportu ciała trzeba rozwiązać natychmiast.
W takich sytuacjach praktycznie nie ma czasu na zastanawianie się. Decyzje trzeba podejmować w ciągu kilku godzin, ponieważ ciało nie może pozostać na oddziale.
Okoliczności śmierci mogą być różne: szpital, wypadek drogowy, nieszczęśliwy wypadek albo sytuacje wymagające udziału policji lub prokuratury.
Niezależnie od okoliczności, pierwszym i najważniejszym zadaniem jest zanotowanie źródła informacji.
Nawet w stanie stresu należy zdobyć maksymalnie dużo danych. W szczególności trzeba ustalić:
Jeżeli transportem zajmuje się zakład pogrzebowy z miejsca zgonu, ważne jest, aby ustalić:
Należy także dokładnie zanotować:
Im więcej informacji uzyskają Państwo na tym etapie, tym łatwiej będzie później podejmować prawidłowe decyzje. Te pierwsze działania tworzą podstawę całego procesu repatriacji zmarłych z zagranicy.
Po otrzymaniu wiadomości większość ludzi od razu zaczyna dzwonić do krewnych, przyjaciół i znajomych, informując ich o tragedii. To naturalna reakcja – człowiek szuka wsparcia i rady.
Jednak właśnie na tym etapie często pojawia się jeden z pierwszych poważnych błędów: rodzina przekazuje odpowiedzialność za wybór firmy pogrzebowej osobom trzecim – znajomym albo dalszym krewnym.
Na pierwszy rzut oka wygląda to jak wsparcie. W praktyce tworzy jeszcze większy chaos.
Wybór firmy pogrzebowej to odpowiedzialna decyzja, która wpływa na cały proces: od kosztu po jakość organizacji transportu zwłok z zagranicy. Powinna ją podejmować sama rodzina.
Problem polega na tym, że osoby postronne:
W efekcie rozmowy często sprowadzają się do: „Proszę chociaż mniej więcej powiedzieć, jaka jest cena?” – co jest nieprofesjonalne z obu stron.
Najlepszym rozwiązaniem jest działać wspólnie w ramach rodziny:
Takie podejście zmniejsza ryzyko błędów i pozwala podjąć wyważoną decyzję już na początku.
Potrzebują Państwo nie dowolnej firmy pogrzebowej, lecz takiej, która codziennie zajmuje się międzynarodową repatriacją osób zmarłych. To wąska specjalizacja – takich firm jest naprawdę niewiele.
Najczęstszy błąd: zwracanie się do lokalnych zakładów w swoim mieście z prośbą o „pomoc w organizacji transportu z zagranicy”. W większości przypadków takie firmy działają jako pośrednicy, co wydłuża terminy i podnosi koszty.
Najlepsze rozwiązanie: samodzielnie szukać wyspecjalizowanej firmy przez internet.
Gdzie szukać:
Na co zwrócić uwagę na stronie internetowej:
Poziom wizualny i standardy – obejrzyjcie zdjęcia pracowników, ich ubiór, organizację pracy. Profesjonalna firma przestrzega schludności i powściągliwości.
Środki transportu: samochody powinny być sprawne, zadbane i przeznaczone do przewozów osób zmarłych. Powszechne przekonanie o konieczności pojazdów-chłodni jest błędne – wystarczy stabilna temperatura.
Weryfikacja działalności:
Przykład: nasza praktyka – publikujemy efekty pracy i opinie na Instagramie @funeral_repatriation.
Pierwszy kontakt: telefon lub wiadomość w komunikatorze. Firma działająca w branży powinna być dostępna 24/7 – szybka odpowiedź to konieczność.
Na początku określcie format usługi:
Jakie pytania zadać:
Opiszcie sytuację dokładnie: kraj, miasto, instytucje, miejsce przebywania ciała, pożądane terminy.
Na co zwrócić uwagę w komunikacji: pewność, doprecyzowujące pytania, zrozumiały język, brak unikania trudnych tematów.
Kwestia ceny: profesjonalna firma nie podaje ceny „od ręki” – zbiera informacje, analizuje i wysyła szczegółową ofertę z ceną końcową i wykazem usług.
Jakość czy niska cena? Wysoka jakość = pełne wsparcie (dokumenty, apostille, zezwolenia konsularne, kontakt z organami).
Oznaki dobrego wyboru:
Ważne jest znalezienie firmy z realnym doświadczeniem, która rozumie cały proces i bierze odpowiedzialność za wynik.
W stanie stresu człowiek chce jak najszybciej „załatwić sprawę”. Otwiera internet, wykonuje pierwszy telefon – i na tym poszukiwania się kończą.
To jeden z najniebezpieczniejszych błędów.
Pierwsza firma, która odbierze telefon, nie musi być profesjonalna. W wielu przypadkach mogą to być pośrednicy, którzy nie wykonują pracy samodzielnie, a jedynie przekazują ją dalej.
W rezultacie:
„Znajomy pomoże”, „przyjaciel wie”, „ktoś już szuka”.
W praktyce oznacza to tylko jedno – tracą Państwo kontrolę.
Osoba, która nie znajduje się bezpośrednio w tej sytuacji:
W efekcie decyzje podejmowane są bez pełnego zrozumienia procesu. To krytyczny błąd.
Najczęstsze pytanie: „Ile to kosztuje? Chociaż mniej więcej”.
To niewłaściwe podejście.
W międzynarodowej repatriacji zmarłych nie ma „mniej więcej”. Są konkretne warunki, dokumenty, odległości i procedury.
Firma, która podaje cenę bez szczegółów, albo nie rozumie procesu, albo świadomie wprowadza Państwa w błąd.
Prawidłowe pytanie brzmi inaczej: „Co wchodzi w skład usługi i jaka będzie cena końcowa?”
Ludzie często mówią: „Dobrze, proszę działać”.
Nie rozumiejąc:
To tworzy całkowitą zależność od wykonawcy. Jeżeli firma jest nieprofesjonalna – o problemach dowiedzą się Państwo dopiero w trakcie procesu. I wtedy ich naprawienie będzie znacznie trudniejsze.
Chęć oszczędzania jest naturalna.
Ale w tej branży niska cena prawie zawsze oznacza:
W rezultacie albo dopłacają Państwo później, albo otrzymują niskiej jakości usługę.
W takich sprawach oszczędność bardzo często okazuje się droższa. Pamiętajcie Państwo, że jest to ostatnia rzecz, jaką mogą Państwo zrobić dla bliskiej osoby. Zostanie to w pamięci na całe życie i nie da się tego już zmienić.
Obietnice:
Bez wyjaśnienia, w jaki sposób ma to zostać zrobione – to sygnał ryzyka.
Profesjonalna firma zawsze:
Rzeczywistość tej pracy jest złożona. I nie bywa „idealna” bez szczegółów.
Uzgodniono coś „na słowo” – i to ma wystarczyć. Nie.
Powinni Państwo mieć:
Bez tego każde ustalenie pozostaje rozmyte. A w trudnych sytuacjach może to prowadzić do poważnych problemów.
Większość błędów pojawia się nie z powodu nieuwagi. Wynikają one z:
Ale to właśnie te błędy decydują:
W podobnych sytuacjach ważne jest działać nie szybciej, lecz prawidłowiej.
Proces rozpoczyna się od oficjalnego potwierdzenia zgonu. Dokument ten wystawia pracownik medyczny – lekarz albo odpowiednia placówka medyczna. Bez tego dokumentu żadne dalsze działania nie są możliwe.
W standardowych przypadkach procedura przebiega stosunkowo szybko. Istnieją jednak sytuacje, w których pracownik medyczny nie może albo nie ma prawa potwierdzić zgonu.
Dzieje się tak w szczególności w przypadkach:
W takich sytuacjach do procesu włączają się policja i prokuratura. Ciało obowiązkowo kierowane jest na sekcję zwłok (ekspertyzę sądowo-medyczną), a dopiero potem może zostać wydane oficjalne potwierdzenie zgonu.
To ważny moment, który wpływa na terminy.
Rola firmy pogrzebowej na tym etapie
Na tym etapie zadaniem firmy pogrzebowej nie jest po prostu czekać. Profesjonalna firma:
Kluczowym zadaniem jest odebrać ciało od razu po sekcji albo następnego dnia. Pozwala to uniknąć:
Szczególne przypadki
W niektórych sytuacjach może pojawić się konieczność wykonania badania DNA. To komplikuje proces i wydłuża terminy, ponieważ wymaga dodatkowego czasu na badania.
Jednocześnie ważne jest, aby rozumieć: w takich przypadkach koszty przechowywania ciała w kostnicy z reguły pokrywają organy państwowe (prokuratura albo lokalne służby).
Po zakończeniu badań odpowiednie organy wydają zgodę na wydanie ciała. Zgoda ta może zostać wydana przez:
Dopiero po tym proces może przejść do następnego etapu.
Po uzyskaniu zgody na wydanie ciała agent pogrzebowy kontaktuje się z kostnicą.
Ważne jest, aby rozumieć: kostnica działa według własnych zasad. Każda placówka ma:
W większości przypadków:
Nie mogą Państwo po prostu przyjechać i odebrać ciała bez uzgodnienia. W kostnicach istnieje również wewnętrzna biurokracja, która może wpływać na terminy.
Dlatego ten etap powinien być kontrolowany przez firmę pogrzebową. Profesjonalna służba międzynarodowa:
W ten proces nie warto ingerować samodzielnie. Ważne jest, aby zaufać specjalistom.
To najważniejszy i najtrudniejszy etap.
Firma pogrzebowa musi przygotować pełny pakiet dokumentów do międzynarodowego przewozu. W jego skład wchodzą:
W niektórych przypadkach:
Trzeba pamiętać, że każdy kraj ma własne wymagania, procedury i organy kontrolujące ten proces.
Nawet drobny błąd w dokumencie może doprowadzić do:
Dlatego ten etap w całości powinna realizować profesjonalna firma. Rodzina nie powinna ingerować w proces przygotowania dokumentów. Państwa zadaniem jest przekazanie informacji i kontrola rezultatu.
Po przygotowaniu dokumentów rozpoczyna się koordynacja transportu. Może to być:
Na tym etapie ważne jest:
I dopiero po tym, jak zostanie podana konkretna data i godzina, można planować:
Do tego momentu nie należy podejmować żadnych ostatecznych decyzji. Każde planowanie bez potwierdzonych terminów może prowadzić do zmian i dodatkowego stresu.
Koordynacja z rodziną
Profesjonalna firma zawsze utrzymuje bezpośredni kontakt z rodziną. Z reguły wyznaczana jest jedna osoba, z którą prowadzona jest cała komunikacja.
W trakcie procesu ustala się:
Uzgadnia się także szczegóły:
Rodzinie przekazywane są dane kontaktowe kierowcy, aby zapewnić stały kontakt.
Etap końcowy: Przekazanie ciała rodzinie
Ostatnim etapem jest przekazanie ciała. Tutaj również ważne jest dopełnienie wszystkich formalności.
Firma pogrzebowa powinna:
Koniecznie należy sprawdzić:
Nie należy wstydzić się przeglądać dokumentów i dopytywać o szczegóły. To Państwa prawo.
Co trzeba zrozumieć
To nie jest jedna czynność. To jasno zbudowany system, w którym:
Dlatego ten proces powinien być wykonywany przez osoby, które:
Ta część jest najważniejsza. W krytycznej sytuacji nie ma czasu na czytanie długich tekstów. Trzeba jasno rozumieć: co robić i w jakiej kolejności.
Po otrzymaniu wiadomości pierwszym zadaniem jest nie działać chaotycznie, lecz zebrać informacje.
Należy zapisać:
Koniecznie trzeba ustalić:
To podstawa, bez której nie da się ruszyć dalej.
Nie należy przerzucać podejmowania decyzji na:
Mogą Państwo się poradzić, ale decyzje powinni podejmować Państwo albo najbliżsi członkowie rodziny. To krytycznie ważne.
Szukajcie samodzielnie przez internet.
Korzystajcie z:
Wybierajcie firmy, które:
Nie zwracajcie się do przypadkowych lokalnych firm, które „po prostu pomogą”.
Zanim zadzwonią Państwo, sprawdźcie:
To zajmie 10–15 minut, ale może oszczędzić znacznie więcej.
Podczas rozmowy trzeba jasno powiedzieć:
Nie należy bać się zadawać pytań.
Profesjonalna firma:
Nie należy zgadzać się od razu.
Proszę poprosić o:
Prawidłowe podejście wygląda tak: firma przygotowuje kalkulację i przesyła gotową ofertę. Wszystko w niej powinno być zrozumiałe.
Trzeba określić dla siebie: co jest dla Państwa ważniejsze:
Pamiętajcie Państwo: tanio – nie znaczy dobrze w tej branży.
Po wyborze firmy:
Profesjonalna firma:
Nie planujcie pogrzebu ani pożegnania, dopóki nie zostanie podana:
To ważne.
Po dostawie należy sprawdzić:
Nie należy wstydzić się zadawać pytań.
Nie próbujcie robić wszystkiego samodzielnie.
Ten proces jest:
Państwa zadanie to podjąć właściwą decyzję i wybrać właściwą firmę. Wszystko inne to praca profesjonalistów.
Po wszystkich etapach, informacjach i decyzjach pozostaje najważniejsze pytanie: komu powierzyć tak odpowiedzialny proces?
W tej branży błąd to nie tylko niedogodność. To:
Właśnie dlatego wybór firmy jest decyzją kluczową.
Aby dokonać właściwego wyboru, najpierw trzeba zrozumieć, kogo należy unikać.
Nie ufajcie firmom, które:
Jeżeli podczas rozmowy czują Państwo niepewność – to już sygnał ostrzegawczy.
Firma, której można zaufać, ma wyraźne cechy. Taka firma:
I co najważniejsze – nie tworzy chaosu, lecz przeciwnie, wprowadza porządek w trudnej sytuacji.
Gdy wybiorą Państwo właściwą firmę, zmienia się samo odczucie sytuacji.
Zamiast:
pojawia się:
Rozumieją Państwo, co się dzieje i co będzie dalej.
Międzynarodowa repatriacja to nie praca teoretyczna. To praktyka.
Każdy kraj, każdy przypadek, każda sytuacja – są inne.
I tylko doświadczenie pozwala:
Dlatego ważne jest wybierać tych, którzy robią to codziennie, a nie „od czasu do czasu”.
Nie powinni Państwo:
Państwa zadaniem jest:
Cała reszta to odpowiedzialność profesjonalistów.
Zawsze mają Państwo wybór. Można:
A można:
I są to dwa całkowicie różne rezultaty.
W trudnych momentach życia najważniejsze jest nie popełniać zbędnych błędów.
Właściwy wybór firmy pogrzebowej to nie tylko usługa. To kwestia:
I to właśnie od tego wyboru zależy, jak przebiegnie Państwa współpraca. To właśnie profesjonalne firmy są w stanie zapewnić proces, w którym nie ma miejsca na przypadkowość.
Jeżeli znaleźli się Państwo w podobnej sytuacji – mogą Państwo zwrócić się do nas.
Każdego dnia zajmujemy się międzynarodową repatriacją zmarłych i wiemy, jak przeprowadzić ten proces prawidłowo.
Telefon:
Strony internetowe:
Funeral Repatriation “Mateiko” sp.z.o.o.
NIP : 6793211538
Półłanki 33F/3
Poland, Cracow
© Copyright 2023
